Pazaryeri Entegrasyonu: Stok, Sipariş ve Fatura Akışı

Bu sayfada · 7 bölüm

1. Stok, sipariş ve fatura hangi sırayla akar?
2. Pazaryerinde satışta e-Arşiv ve e-Fatura ne zaman zorunlu?
3. Sentos, Entegra, Sopyo ve Dopigo yan yana
4. Satış yapısına göre hangi paket basamağı yeter?
5. Fatura kontörü: lisansın yanında büyüyen ikinci kalem
6. Canlıya almadan önce denenecek sipariş senaryoları
7. Kısa sorular
8. Kaynaklar

Pazaryeri entegrasyonu, Trendyol, Hepsiburada, Amazon ve n11 gibi satış kanallarındaki ürün, stok ve fiyat bilgisinin tek bir yazılımdan eşitlenmesi, gelen siparişlerin de aynı yerden kargo kaydına ve e-Arşiv ya da e-Fatura'ya dönüştürülmesidir. Bu işi yapan pazaryeri entegrasyon programları Türkiye'de çoğunlukla yıllık lisansla satılıyor. Sentos ve Entegra'nın fiyat sayfalarında yalnız sipariş ve faturayı yöneten giriş paketleri 9.500 ile 10.500 TL arasında; ürün ve stok tarafını da yöneten paketler Sentos, Entegra ve Sopyo'da 25 bin TL civarından başlıyor. Muhasebe programı, ERP, kargo, iade ve e-ihracat bağlantıları eklendikçe yıllık tutar 60 ile 125 bin TL bandına çıkıyor.

Programları ayıran şey çoğu zaman özellik listesi değil, aynı özelliğin hangi paket basamağında sunulduğudur. Ön muhasebe bağlantısı Sentos'ta Pro paketle, Logo ya da Netsis gibi ERP bağlantısı Premium paketle geliyor; Entegra'da muhasebe programı entegrasyonu Paket 3'te başlıyor. Bu yüzden önce satışın hangi akışlara ihtiyaç duyduğunu çıkarmak, sonra bu akışları karşılayan en alt paketi programlar arasında kıyaslamak daha isabetli sonuç verir.

Stok, sipariş ve fatura hangi sırayla akar?

Entegrasyon programı, pazaryerleri ile satıcının kendi kaydı arasında duran bir aracıdır. Ana ürün kartı ve stok tek yerde tutulur (entegrasyon programında ya da ona bağlı muhasebe veya ERP yazılımında), pazaryerleri bu kaydın bir kopyasını görür. Tipik bir siparişin yolu şöyledir:

1. Ürün ve stok gönderimi: Program, ürün kartını ve satılabilir stok adedini her pazaryerine o pazaryerinin kategori ve özellik eşleştirmesiyle gönderir.
2. Sipariş çekme: Bir kanalda satış olduğunda program siparişi alır ve ana stoktan düşer.
3. Diğer kanalları güncelleme: Azalan adet, satışın olmadığı pazaryerlerine de gönderilir. Aynı son ürünün iki kanalda birden satılması (aşırı satış) bu adımdaki gecikmeden doğar.
4. Kargo: Pazaryerinin ya da anlaşmalı kargo firmasının gönderi kodu ve etiketi oluşturulur.
5. Fatura: Sipariş, alıcının durumuna göre e-Arşiv ya da e-Fatura olarak bir e-belge altyapısı üzerinden kesilir; faturanın bağlantısı ya da dosyası pazaryerindeki sipariş paketine bağlanır.
6. Muhasebe kaydı: Bağlantı varsa fatura ve stok hareketi ön muhasebe ya da ERP programına aktarılır.
7. İade, iptal ve hakediş: İade edilen ürün stoğa geri döner; pazaryerinin ödediği tutar, komisyon ve kesintilerle birlikte siparişlerle karşılaştırılır.

Sentos ve Entegra'nın paket merdiveni bu sırayı büyük ölçüde izliyor: giriş paketi sipariş ve fatura adımlarını, bir üst paket ürün ve stok eşitlemeyi kapsıyor; kargo API'si, iade, hakediş ve muhasebe bağlantısı daha üst basamaklarda açılıyor. Sentos bu kuralın istisnası olarak ön muhasebe bağlantısını stok senkronizasyonuyla aynı pakette veriyor.

Stok neden saniyesinde eşitlenmez?

Pazaryerleri stok güncellemesini anında değil, kuyruğa alarak işler. Trendyol'un geliştirici belgelerine göre stok ve fiyat güncellemesi tek istekte en fazla 1.000 ürün (SKU) taşıyabiliyor, bir ürüne en fazla 20 bin adet stok girilebiliyor ve gövdesi değişmemiş aynı istek 15 dakika içinde yeniden gönderilemiyor. İstek kabul edildiğinde sonuç değil bir toplu işlem numarası dönüyor; güncellemenin uygulanıp uygulanmadığı bu numarayla ayrıca sorgulanıyor. Gönderilen adet depodaki toplam miktar olarak değil, satılabilir stok olarak yorumlanıyor ve güncelleme yalnız pazaryerince onaylanmış ürünlerde çalışıyor. Trendyol bu süreci "eş zamana yakın" olarak tanımlıyor.

Pratik sonucu şu: aynı stoğu birden fazla kanalda satan işletmede son birkaç adet her zaman küçük bir risk penceresi taşır. Programın yalnız değişen stokları göndermesi, reddedilen güncellemeleri yeniden denemesi ve hatalı satırları kullanıcıya göstermesi bu pencereyi daraltır. Az stoklu ürünlerde pazaryerine ana stoktan birkaç adet eksik göndermek (tampon stok) aşırı satışı azaltmanın basit bir yoludur; bu ayarın kanal bazında yapılıp yapılamadığı satın almadan önce sorulmalıdır.

Fatura pazaryerine iki yoldan ulaşır

Trendyol'da satıcı faturayı kendi sisteminde ya da e-belge sağlayıcısında keser, ardından pazaryerine ya faturanın bağlantısını ya da dosyasını iletir. Bağlantı yönteminde e-Arşiv veya e-Fatura adresi sipariş paketine bağlanır ve müşteriye bu bağlantı gider; Trendyol bu bağlantıların yasal zorunluluk gereği 10 yıl boyunca erişilebilir kalması gerektiğini belirtiyor. Dosya yönteminde PDF, JPEG ya da PNG biçiminde, en çok 10 MB'lık bir belge yüklenir ve ileri tarihli fatura kabul edilmez. İki yolda da bir pakete yalnız bir kez fatura beslenebiliyor; yanlış kesilen fatura bu yüzden sonradan düzeltme işi doğurur.

Yurt dışına satışta kurallar sıkılaşıyor. Mikro ihracat ve Trendyol'un yurt dışı aracılığıyla gelen siparişlerde fatura numarası ve tarihi ayrıca gönderilmek zorunda; fatura numarası 16 karakterdir (üç harf ya da rakam, dört haneli yıl, dokuz haneli sıra numarası). Yurt dışı aracılığı siparişlerinde e-Arşiv değil e-Fatura kesilmesi gerekiyor. Bu nedenle e-ihracat yapan satıcı için entegrasyon programının bu sipariş türünü ayırt edip doğru belgeyi kesmesi, sıradan bir özellik değil, siparişin tamamlanabilmesinin koşuludur.

Pazaryerinde satışta e-Arşiv ve e-Fatura ne zaman zorunlu?

Elektronik belge uygulamalarını düzenleyen 509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği, kendi internet sitesinde ya da pazaryeri gibi aracı hizmet sağlayıcıların sitelerinde mal veya hizmet satan mükellefler için ayrı bir eşik koyuyor: brüt satış hasılatı 500 bin TL ve üzerine çıkan satıcı, o hesap dönemini izleyen yılın yedinci ayının başına kadar e-Fatura ve e-Arşiv Fatura uygulamalarına geçmek zorunda. Genel e-Fatura eşiği 3 milyon TL olduğundan, pazaryerinde satış yapan bir işletme bu yükümlülüğe çok daha erken girer.

Eşiğin altında kalan satıcı da kâğıt faturayla devam edemiyor. E-Arşiv uygulamasına kayıtlı olmayan mükelleflerin faturaları, tebliğdeki istisnalar dışında, tutarına bakılmaksızın e-Arşiv Fatura olarak düzenleniyor. İşletme hesabı esasına göre defter tutanlar ile basit usuldeki mükelleflerde bu kural 2026 sonuna kadar vergiler dahil 3 bin TL'yi aşan faturalara uygulanıyor, 2027 başından itibaren tutar sınırı kalkıyor. Kısacası pazaryeri satıcısı için fatura akışı artık elektroniktir ve entegrasyon programı seçiminde e-belge bağlantısı isteğe bağlı bir eklenti değildir.

Hangi belgenin kesileceğini alıcı belirler. Alıcı e-Fatura uygulamasına kayıtlıysa belge e-Fatura, bireysel müşteri ya da kayıtlı olmayan bir işletmeyse e-Arşiv Fatura olur. Vergi numarasıyla verilen kurumsal siparişlerde programın alıcının kayıtlı kullanıcı olup olmadığını kontrol etmesi gerekir; aksi halde yanlış türde belge kesilir. Eşiğin ve geçiş tarihinin kendi durumunuza nasıl uygulandığını mali müşavirinizle teyit etmek, özellikle hasılatın yıl içinde 500 bin TL'ye yaklaştığı dönemde önemlidir.

Sentos, Entegra, Sopyo ve Dopigo yan yana

Aşağıdaki tablo dört entegrasyon firmasının resmi fiyat ve ürün sayfalarındaki bilgileri aynı ölçütlerle diziyor. Tutarlar yıllık lisans bedelidir. Entegra fiyatlarını KDV dahil ve eski fiyatın yanında indirimli olarak gösteriyor; Sentos ve Sopyo'nun sayfalarında KDV durumu belirtilmiyor. Dopigo için güncel paket fiyatını firmadan almak gerekiyor, tabloda sitesinde listelediği bağlantılar yer alıyor.

Tablodaki iki fark seçimde belirleyici olur. Birincisi kanal sayısıdır: Entegra'nın en düşük ürün paketi üç pazaryeriyle sınırlı, Sentos ise fiyatı kanal sayısına değil sipariş ve ürün limitine, kullanılan modüllere ve ödeme şekline bağlıyor. Sentos'un sayfasında paketlerin sipariş limiti sayı olarak verilmediği için aylık sipariş hacmi yüksek olan işletmenin bu limiti yazılı olarak istemesi gerekir. İkincisi muhasebe bağlantısının basamağıdır: mevcut ön muhasebe programını kullanmaya devam edecek bir işletme Sentos'ta Pro paketle bu bağlantıya kavuşurken Entegra'nın listesinde aynı işlev Paket 3'te yer alıyor.

Sentos'un üst ucunda sınırsız sipariş ve mağaza, özel sunucu sunan Prestige paketi kurumsal abonelik olarak satılıyor ve sayfaya göre aylık 20 bin TL'den başlıyor. Entegra'da ise tablodaki tutarlar indirimli gösterildiği için (Paket 0'ın eski fiyatı 35.250 TL olarak yazılı) yenileme yılında hangi fiyatın uygulanacağını sözleşmeden önce sormak gerekir.

Satış yapısına göre hangi paket basamağı yeter?

ERP ya da ön muhasebe kullanan işletmede ilk karar, ana stoğun hangi sistemde tutulacağıdır. Stok girişi hem muhasebe programına hem entegrasyon programına ayrı ayrı yapılırsa iki kayıt kısa sürede birbirinden ayrılır; bağlantının hangi yönde çalıştığı (stok muhasebeden mi okunuyor, satış muhasebeye mi yazılıyor) kurulumdan önce netleşmelidir. Muhasebe yazılımı tarafında da çoğu zaman ayrı bir entegrasyon firması devreye giriyor; örneğin Paraşüt'ün pazaryeri entegrasyonu tanıtımı, kendi e-Ticaret ürününün yanında Sentos, Sopyo, StockMount ve Propars gibi bağımsız firmaları da sayıyor.

Fatura kontörü: lisansın yanında büyüyen ikinci kalem

Faturalar, entegrasyon programının bağlı olduğu e-belge altyapısı üzerinden kesilir ve bu altyapı çoğunlukla kontör denilen ön ödemeli birimlerle ücretlendirilir. Lisans bedeli yıl boyunca sabit kalırken kontör harcaması sipariş sayısıyla büyür.

• Entegra: 10.000 kontör KDV hariç 5.800 TL (kontör başına 0,58 TL), 100.000 kontör 39.000 TL (0,39 TL).
• Sopyo: 10.000 kontör 6.500 TL (0,65 TL), 100.000 kontör 45.000 TL (0,45 TL); sayfada KDV durumu belirtilmiyor.

Ayda 1.000 sipariş alan ve her siparişe bir fatura kesen satıcı yılda yaklaşık 12 bin fatura düzenler. Her faturanın bir kontör harcadığı varsayılırsa, 10 bin kontörlük paketlerin birim fiyatıyla bu hacim yılda 7 ile 8 bin TL ek gider demektir; bu tutar Sentos ve Entegra'nın giriş paketlerinin lisans bedeline yakındır. Paketlerle gelen hediye kontörler (Entegra'da Sadece Fatura paketinde 500, Paket 3'te 2.000, Paket 4'te 3.000) böyle bir hacmin ancak birkaç haftasını ya da birkaç ayını karşılar. Bir faturanın kaç kontör düştüğü, kullanılmayan kontörün sonraki yıla devredip devretmediği ve Sopyo'nun listesindeki GİB e-Arşiv bağlantısının kontör gerektirip gerektirmediği teklif aşamasında sorulmalıdır.

Canlıya almadan önce denenecek sipariş senaryoları

Sentos ve Sopyo'nun yedi günlük denemesi kısa olduğu için yeni ürün açmak yerine pazaryerinde zaten onaylı ürünlerle çalışmak zaman kazandırır; stok ve fiyat güncellemesi yalnız onaylı ürünlerde işliyor. Aşağıdaki senaryolar, satın almadan önce akışın zayıf noktalarını ortaya çıkarır:

1. Aynı ürünü iki pazaryerinde listeleyin, stoğu bir adede indirin ve bir kanalda satış yapın; diğer kanalda ürünün ne kadar sürede satışa kapandığını ölçün.
2. Bireysel bir sipariş ve vergi numaralı kurumsal bir sipariş oluşturun; ilkinde e-Arşiv, ikincisinde alıcı kayıtlıysa e-Fatura kesildiğini ve fatura bağlantısının pazaryerindeki pakete düştüğünü kontrol edin.
3. Beden ya da renk seçenekli bir ürünü gönderin; her varyantın barkodunun pazaryerinde doğru seçenekle eşleştiğine bakın.
4. Bir siparişi kısmen iptal ettirin ve bir iadeyi tamamlayın; stoğun geri dönüp dönmediğini ve faturanın nasıl düzeltildiğini izleyin.
5. Muhasebe bağlantısı varsa aynı siparişin muhasebe programına bir kez ve doğru KDV oranıyla kaydedildiğini doğrulayın.
6. Fiyatları toplu değiştirin ve pazaryerinin reddettiği satırların programda hata olarak görünüp görünmediğini kontrol edin.

Kısa sorular

Pazaryerinin satıcı paneli varken entegrasyon programı gerekir mi?

Tek pazaryerinde günde birkaç sipariş alan bir satıcı için panelden sipariş takibi ve e-Arşiv faturayı pakete elle yüklemek yeterli olabilir. Sorun ikinci kanal açıldığında başlar: stok iki panelde ayrı ayrı tutulur ve her satıştan sonra diğer paneli elle düzeltmek gerekir. Sipariş sayısı arttıkça fatura yükleme de paket başına tekrarlanan bir iş hâline gelir.

Entegrasyon programı ile e-ticaret altyapısı aynı şey mi?

Hayır. E-ticaret altyapısı kendi internet mağazanızı çalıştırır; entegrasyon programı ise bu mağaza ile pazaryerleri arasında ürün, stok ve sipariş taşır. Bazı firmalar ikisini birlikte satıyor: Entegra'nın ayrı e-ticaret paketleri var, Sentos ise Platinum paketine ikas e-ticaret sitesini ekliyor.

XML entegrasyonu ne işe yarar?

XML entegrasyonu, tedarikçinin ürün listesini, fiyatını ve stoğunu bir XML dosyasından okuyup pazaryerine aktarmaktır. Ürünü depoda tutmadan tedarikçi stoğuyla satış yapanlar bu yolu kullanır. Entegra tedarikçi XML entegrasyonunu Paket 1'den itibaren sunuyor; Sopyo'da XML ile aktarılabilecek ana ürün sayısı pakete göre 10 bin ile 25 bin arasında değişiyor.

Kaynaklar

1. Sentos - Fiyatlar sentos.com.tr
2. Entegra Bilişim - Fiyatlar entegrabilisim.com
3. Sopyo - Fiyatlar sopyo.com
4. Dopigo - Fiyatlar ve entegrasyonlar dopigo.com
5. Trendyol Geliştirici Belgeleri - Stok ve Fiyat Güncelleme (updatePriceAndInventory) developers.trendyol.com
6. Trendyol Geliştirici Belgeleri - Fatura Linki Gönderme (sendInvoiceLink) developers.trendyol.com
7. Trendyol Geliştirici Belgeleri - Fatura Dosyası Gönderme developers.trendyol.com
8. Gelir İdaresi Başkanlığı - 509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği (güncel metin) cdn.gib.gov.tr
9. Paraşüt - Pazaryeri entegrasyonu nedir parasut.com